歯科医院に応募が来たら｜最初の連絡で決めておくことと、返信の文例

応募が来たのに、診療に追われて返信が翌日、翌々日になってしまう。 歯科医院では、よくあることだと思います。

応募者がほかの医院にも応募しているかどうかは、医院からは分かりません。 返信が遅れているあいだに、ほかの医院で話が進むこともありえます。

この記事では、応募が来たときに誰が、いつまでに、何を返すかを決めるための項目と、 最初の連絡までに法令で守ること、そのまま使える返信の文例をまとめます。 法令の部分は、厚生労働省の資料にもとづいています。

まず、院内で決めておくこと

応募が来てから考えると、返信が遅れます。 次のことを、応募が来る前に決めておきます。

• 誰が最初の連絡をするか（院長・事務長・受付など。休みの日の代わりも）
• 何時間以内に返すか（例：診療日なら当日中、休診日なら翌診療日の昼まで）
• どの手段で返すか（医院のメール・医院の電話。個人のLINEやSNSを使うか）
• 応募の通知をどこで受けるか（求人媒体の管理画面・医院のメール。誰のスマートフォンに通知が届くか）
• 面接の候補日を、あらかじめいくつか押さえておくか
• 応募の案内に「○日以内にご連絡します」と書くか

法令で決まった返信の期限はありません。 ここに挙げた時間は、編集部の例です。 大事なのは、医院の中で時間を決め、決めた人が守れる形にしておくことです。

最初の連絡までに守ること

労働条件を示す

厚生労働省のリーフレットでは、個別の応募者と最初に接触するまでに、労働条件を明示しなければならないとされています。 これは、求人を広告などで出すときの「的確な表示」とは別に行う必要があるとされています。

求人に書いた条件と、最初の連絡で伝える条件が食い違わないようにします。 次のときは、特に注意が必要です。

• 求人を出したあとに、条件（勤務時間・給与など）を変えた
• 求人媒体の枠に、書ききれていない条件がある
• 応募者に合わせて、雇用の形（常勤・パート）を変えて提案したい

示す項目は、募集要項の書き方にまとめています。

個人情報の使い道を示す

同じリーフレットでは、求職者の個人情報を集めるときは、何のために使うのかを、求職者が想定できる程度に具体的に示すことが求められています。 例として「面接の日程に関する連絡に使用します」が挙がっています。

応募フォームや返信のメールに、使い道を一言添えておきます。 逆に、求人と関係のないサービスへの勧誘に使うことは、してはならない例に挙がっています。

やり取りの手段を決める

2026年10月1日から、求職者等に対するセクシュアルハラスメントを防ぐための措置が、事業主の義務になりました。 厚生労働省のパンフレットでは、措置の例として、面談の時間と場所、実施の体制、やり取りに使うSNSの種類などのルールをあらかじめ決めて、院内と求職者等に知らせることが挙がっています。

院長やスタッフの個人のLINEで応募者とやり取りすることについて、この記事で確かめた資料には、禁止する決まりは書かれていませんでした。 ただ、医院として使う連絡手段を決め、院内で共有しておくと、この措置の準備にもなります。 面接のときのルールは、面接で聞くこと・聞いてはいけないことにまとめています。

返信の文例

そのまま使える形にしました。 【 】の中を、医院に合わせて書き換えてください。

1. 応募を受け付けた連絡

件名：【【医院名】】ご応募ありがとうございます

【お名前】様

【医院名】の【担当者名】です。
このたびは、【職種】の求人にご応募いただき、ありがとうございます。

面接の日程を調整させてください。
次の日時のうち、ご都合のよいものを教えていただけますか。

・【月／日（曜日）】【時】〜
・【月／日（曜日）】【時】〜
・【月／日（曜日）】【時】〜

ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。

面接の前に、職場の見学もできます。ご希望があればお知らせください。

勤務条件は、【求人を掲載している媒体名・採用ページ】に記載のとおりです。
ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。

いただいた個人情報は、面接の日程に関する連絡と、採用選考のためだけに使います。

【医院名】
【担当者名】
電話：【医院の電話番号】（受付時間：【時間】）
メール：【医院のメールアドレス】

2. 面接の日時が決まったときの連絡

件名：【【医院名】】面接日時のご案内

【お名前】様

【医院名】の【担当者名】です。
面接の日時が決まりましたので、ご案内します。

日時：【月／日（曜日）】【時】〜（【所要時間】程度）
場所：【医院の住所】
面接の担当：【院長・担当者の役割。人数】
持ち物：【履歴書・職務経歴書など】

当日は、【受付でお名前をお伝えください／裏口からお入りください】。
ご都合が悪くなった場合は、【電話番号】までご連絡ください。

【医院名】
【担当者名】

3. 採用を見送るときの連絡

件名：【【医院名】】選考結果のご連絡

【お名前】様

【医院名】の【担当者名】です。
先日は、面接にお越しいただき、ありがとうございました。

慎重に検討いたしましたが、今回は採用を見送らせていただくことになりました。
ご期待に沿えず申し訳ありません。

お預かりした応募書類は、【返却します／責任をもって破棄します】。

【お名前】様の今後のご活躍をお祈りしております。

【医院名】
【担当者名】

採用を見送る連絡も、決めた期間のうちに返します。

返信が追いつかないとき

応募への連絡、面接の日程の調整、見送りの連絡。 どれも、診療の合間に続けるのは負担が大きい作業です。

採用代行には、応募者への対応や面接日程の調整を代わりに行うサービスがあります。 対応しているかはサービスによって違います。 歯科医院向け採用代行の比較の各サービスのページで、「応募者への対応」「面接日程の調整」の対応を確認できます。

出典

この記事の制度に関する記載は、次の資料にもとづいています（2026年9月27日確認）。 制度は変わることがあります。最新の内容は各資料をご確認ください。

• 厚生労働省 リーフレット「職業安定法が改正され、労働者の募集を行う際のルールが変わります（求人企業の皆さま）」（最初の接触までの労働条件の明示、個人情報の使い道の明示）
• 厚生労働省・都道府県労働局 パンフレット「男女均等な採用選考ルール」（令和8年6月作成。求職者等に対するセクシュアルハラスメント防止のための措置義務）